Por quanto tempo devo guardar os documentos da empresa?
Por quanto tempo devo guardar os documentos da empresa?
Essa é uma dúvida muito recorrente entre os empresários, afinal, ninguém mais quer acumular papéis ou mesmo arquivos digitais. No entanto, guardar documentos pelo prazo necessário é fundamental para evitar problemas com o Fisco em caso de possível fiscalização, por exemplo.
Os livros, fichas e documentos deverão ser mantidos pelo contribuinte até que o direito de a Fazenda Pública proceder ao lançamento do imposto tenha sido atingido pela decadência, por isso, varia de caso a caso.
O direito de proceder ao lançamento do Imposto de Renda, de acordo com o artigo 173º do Código Nacional Tributário (CNT) extingue-se após cinco anos a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado. Ou seja: seis anos após a escrituração.
Confira outros exemplos:
Tempo de guarda do documento:
• 3 anos:
– CAGED
– CIPA – Folhas de Votação
– Fichas de Acidentes de Trabalho
• 5 anos:
– Comunicação de Dispensa de Empregado
– CIPA – Anexo I
– Contribuição Sindical
– DIRF
– Relatórios de Acidentes do Trabalho
• 10 anos:
– Atestado médico de gestante
– Ficha de salário maternidade
– RAIS
– Convênio Salário Educação
• 20 anos:
– PPRA
• 30 anos:
– Documentos relativos ao FGTS.
Embora não haja previsão legal, devem ser mantidos pelo empregador por tempo indeterminado a folha de pagamento dos empregados, os livros de inspeção do trabalho e o livro de registro de empregados.
Em caso de dúvidas, não descarte! Consulte primeiro o seu contador!